Stampanti e fotocopiatrici: preparare il ritiro

Verificare prima proprietà e contratto

Controlla inventario aziendale, contratto di noleggio o accordo di manutenzione. La guida sui beni in leasing e noleggio aiuta a distinguere le apparecchiature disponibili da quelle da restituire. Non considerare cedibile una macchina solo perché è fuori uso o non viene più fatturato un servizio. Chiedi al referente amministrativo quale procedura seguire e conserva la conferma prima di inserirla nell’elenco definitivo degli oggetti da ritirare.

Descrivere la configurazione completa

Indica marca, modello, dimensioni note e moduli collegati: cassetti aggiuntivi, finitore, scanner e basamento. Non separare moduli o rimuovere pannelli per stimare il peso. La scheda del produttore può fornire dati attendibili, ma va confrontata con la configurazione effettivamente presente. Una fotografia del lato accessibile e dell’insieme permette di capire se l’apparecchio si trova contro una parete, sotto scaffali o in uno spazio operativo ancora in uso.

Chiarire la gestione dei consumabili

Segnala toner, cartucce, confezioni nuove e contenitori di raccolta senza aprirli o travasarli. Chiedi al produttore, al manutentore o al gestore appropriato come prepararli e quale percorso utilizzare. Non mescolare consumabili sciolti con carta e imballaggi per ridurre il numero dei colli. Se un contenitore è danneggiato o presenta fuoriuscite, interrompi la manipolazione e richiedi indicazioni competenti prima di proseguire con la preparazione.

Considerare rubrica e documenti memorizzati

Alcuni modelli possono conservare informazioni, configurazioni di rete e lavori elaborati. Verifica con il responsabile informatico e con le istruzioni ufficiali quali dati siano presenti e come prepararne la dismissione. Il Garante richiama l’attenzione sulle informazioni residue nelle apparecchiature cedute: il ritiro fisico non ne dimostra la cancellazione. Non trasmettere credenziali o documenti alla squadra per eseguire prove e mantieni sospesa la consegna finché la preparazione non è conclusa.

Descrivere percorso e vincoli operativi dell’ufficio

Comunica piano, ascensore e passaggi dal punto in cui si trova la macchina. Per lo sgombero di uffici aggiungi orari di accesso e presenza di altre attività. Le ruote non garantiscono che ogni tratto sia percorribile: gradini, soglie e rampe richiedono una valutazione. Se il bene verrà restituito al noleggiatore, verifica che il percorso e la data siano compatibili con il suo incaricato.

Una fotocopiatrice da restituire e stampanti di proprietà

Durante la chiusura di un ufficio possono convivere una macchina noleggiata e piccole stampanti acquistate direttamente. Prepara due elenchi, distinguendo contratto di restituzione e incarico di ritiro. Il responsabile informatico deve chiarire la preparazione dei dati per ciascun modello, mentre il manutentore può fornire le indicazioni sui consumabili.

Se lo stesso giorno intervengono più soggetti, identifica chiaramente i beni per evitare una presa in carico sbagliata. Non usare soltanto un cartello “stampanti” su tutto il gruppo. La conferma finale dovrebbe riportare modello o codice inventariale, accessori e destinatario: è questo collegamento che consente di controllare la consegna, oltre al semplice numero totale delle macchine uscite dal locale.

Consegnare una scheda di presa in carico

L’elenco finale dovrebbe identificare macchina e moduli, riportare la decisione sulla proprietà e indicare quali accessori seguono il ritiro. Conserva separatamente le conferme sulla gestione dei dati e dei consumabili. Se una parte rimane in ufficio, rendila riconoscibile prima dell’arrivo della squadra. Una fattura o un riepilogo di sgombero non sostituisce automaticamente la documentazione richiesta dal contratto di noleggio o dal responsabile informatico.

Le domande da chiarire